Het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid is een stichting, statutair opgericht in 1997 en ingeschreven in de gemeente Hilversum. Beeld en Geluid is op grond van de Mediawet door de minister van OCW aangewezen om het media-archief van de publieke omroep in stand te houden en te exploiteren. Het ontvangt voor zijn taken een structurele Rijksbijdrage. Deze bijdrage lag in 2017 € 2 mio hoger ten opzichte van het budgettaire kader in 2016 als gevolg van de structureel hogere beheerslasten naar aanleiding van met name de doorlopende ICT lasten na de afronding van het digitaliseringsprogramma Beelden voor de Toekomst. Uit financieel onderzoek, uitgevoerd in 2016 in opdracht van het ministerie van OCW, is gebleken dat de hogere beheerslasten voor Beeld en Geluid in totaal € 2,7 mio bedragen. OCW heeft bepaald dat Beeld en Geluid zelf vanuit zijn exploitatie € 1,1 mio financiële ruimte moet vinden ter dekking van het budgettaire tekort. Omdat het tijd kost deze ruimte te realiseren, wordt de aanvulling vanuit OCW stapsgewijs afgebouwd van € 2 mio in 2017 tot € 1,57 mio structureel vanaf 2020.

Voorts ontvangt Beeld en Geluid per 2017 van OCW ook beperkt middelen uit de Cultuurbegroting op grond van de Wet op het specifiek cultuurbeleid en Erfgoedwet. Het instituut ontvangt deze middelen in het kader van activiteiten rondom de perscollectie die in beheer van Beeld en Geluid is gekomen na de fusie met het voormalig Persmuseum op 2 mei 2017.

Meerjarenbeleid en bekostiging van de ambities

Beeld en Geluid focust zich in de vigerende beleidsperiode op de verbreding en verdieping van het instituut. Beeld en Geluid is niet langer het ‘media-archief, het ‘kennisinstituut’ of de ‘locatie voor het leuke gezinsuitje’, maar wordt een inspirerend, creatief en toegankelijk instituut voor mediacultuur waar de interactie tussen mens, media en maatschappij centraal staat. Dit is een ontwikkeling die tijd nodig heeft en consequenties heeft voor onze activiteiten, onze relaties met de buitenwereld en onze positionering in het media- en culturele veld. De fusie met het Persmuseum, de installatie van een volledige nieuw Media Asset Management systeem, en de conceptuele voorbereiding van het nieuwe museum vormden daarbij de grootste prioriteiten in 2017.

We zullen het komend jaar op veel onderdelen verder fundamentele keuzes maken, waaronder de gewenste positie van Beeld en Geluid in het snel veranderende mediabestel; de samenstelling en verankering van de taken en handelingsruimte van Beeld en Geluid; de incorporatie van het Persmuseum en de bijbehorende thema's pers en journalistiek; en de uitdagingen die er liggen ten aanzien van de duale opdracht (cultuur en media) en bijbehorende bekostiging.

Het boekjaar 2017 was voor Beeld en Geluid het tweede jaar van de beleidsperiode 2016-2020. Beeld en Geluid heeft in de begroting 2017 een deel van de resources toegewezen aan de realisatie van de ambities zoals genoemd in het meerjarenbeleidsplan. In 2017 was € 1,1 mio (exclusief vernieuwing Museum) materiële kosten hiervoor bestemd. Hiervan werd € 0,25 mio gedekt uit additionele financiering. De overige middelen (96,5%) in de begroting waren hoofdzakelijk bestemd voor de uitvoering van de structurele taken van Beeld en Geluid.

In de jaren 2018 t/m 2020 doet het instituut relatief grote investeringen ten behoeve van de implementatie van het nieuwe Media Asset Management systeem (inclusief onderwijsplatforms) en de vernieuwing van het museum. In de meerjarenbegroting zijn deze investeringen opgenomen voor respectievelijk € 4 mio en € 10 mio (exclusief programmakosten). Gezien de liquiditeitspositie van Beeld en Geluid en de ontwikkeling hiervan op de langere termijn kan Beeld en Geluid deze investeringen zonder financiële risico’s en zonder het aantrekken van vreemd vermogen realiseren en bekostigen.

Vernieuwing Museum

Het programma Vernieuwing Museum heeft tot doel om een volledig nieuw museum te realiseren dat aansluit op de ontwikkeling van BenG tot instituut voor mediacultuur. Het programma omvat alle activiteiten die nodig zijn voor de oplevering van een operationeel museum waaronder marketing, exploitatie, partnering en innovatie. Het online platform is een apart project binnen het programma en zorgt voor een integrale beleving van onsite en online. Medio 2017 is het masterplan opgeleverd. Vanaf dat moment is gewerkt aan de realisatie van het masterplan.

Er is nog geen openingsdatum gepland omdat er eerst meer inzicht gevraagd wordt in een aantal cruciale ontwikkelprocessen en activiteiten.

Het programma werkt met een zeer krappe begroting. Het nieuwe museum bevat een groot aantal technische onderdelen. In het museum bevinden zich straks een groot aantal interactives, gezichtsherkenning, profielopbouw, personalisatie en een geïntegreerd gebruik van de mobiele telefoon. Daarachter liggen koppelingen met het archief, business intelligence, CRM en tools. Binnen het programma wordt gewerkt aan een andere verdeling van verantwoordelijkheden tussen alle onderdelen van de publieksbeleving en de achterliggende infrastructuur.

De impact van een aantal keuzes (reeds genomen en nog te nemen) is nog niet volledig in beeld. Begin 2018 wordt een business analyse uitgevoerd.

Additioneel gefinancierde activiteiten

Beeld en Geluid maakt intern onderscheid tussen structureel en additioneel gefinancierde activiteiten. Deze taken behoren tot de kerntaken van Beeld en Geluid maar de additionele gefinancierde activiteiten kunnen slechts dan uitgevoerd worden wanneer er additionele middelen beschikbaar gesteld worden. Dit kunnen subsidies zijn die verstrekt worden door het ministerie OCW en de Europese commissie. Ook andere overheden en instanties verstrekken soms deze additionele middelen. In het financieel verslag worden deze activiteiten niet afzonderlijk verantwoord. Wel worden de structurele en additionele financiering apart gepresenteerd. De laatste jaren zien we bij de additioneel gefinancierde activiteiten dat er minder voorgefinancierd wordt. De bedragen vooruitontvangen subsidie nemen af en de post nog te ontvangen subsidie neemt toe. Gezien de liquiditeitspositie en de huidige lage rentevergoedingen leidt dit niet tot knelpunten. Naast de genoemde middelen voor de additionele gefinancierde activiteiten ontvangt Beeld en Geluid middelen vanuit fondsen en/of goede doelen loterijen. De activiteiten die hiermee uitgevoerd kunnen worden, worden in het financieel jaarverslag niet apart verantwoord maar de ontvangen middelen wel. De BankGiro Loterij draagt als hoofdsponsor van Beeld en Geluid bij aan de realisatie van diverse publiekspresentaties rond media, mediacultuur en audiovisueel erfgoed, zoals de tentoonstelling Nieuws of Nonsens. De bijdrage van de BankGiro Loterij bestaat uit een vaste bijdrage van driehonderdduizend euro en een variabel bedrag dat door de deelnemers van de BankGiro Loterij geoormerkt is voor Beeld en Geluid. In 2017 ontving Beeld en Geluid € 169.531 aan inkomsten uit dit geoormerkt spelen in het loterij-jaar 2017 en € 47.132 uit opbrengsten entree met VIP kaarten. Samsung ondersteunde de tentoonstelling Let's YouTube in 2016 en 2017, en continueerde in 2017 deze projectsteun aan de tentoonstelling Nieuws of Nonsens. Deze projectsteun vertaalde zich in een beschikbaarstelling van de hardware voor de tentoonstelling ter waarde van € 23.679 waaronder een schenking ter waarde van € 6.300.

De BankGiro Loterij is hoofdsponsor van Beeld en Geluid

ANBI status

Beeld en Geluid is door de Belastingdienst aangewezen als Culturele Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). De status van culturele ANBI geeft donateurs de mogelijkheid om gebruik te maken van de belastingvoordelen van de Schenkingswet.

Samenstelling bestuur

Het bestuur van Beeld en Geluid bestond tot 1 oktober 2017 uit de algemeen directeur, dhr. J. Müller. Hij was tot de fusie van het Persmuseum met Beeld en Geluid ook algemeen directeur a.i. van het Persmuseum.
Vanaf 1 oktober werd het bestuur waargenomen door dhr. T. De Smet, algemeen directeur wnd.
De vacature van bestuurder is per 1 februari 2018 ingevuld door dhr. E. van Nispen tot Sevenaer.

Nevenfuncties bestuur

De nevenfuncties van dhr. J. Müller in 2017 bestonden uit (alle onbezoldigd):
Voorzitter Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid - NCDD; Voorzitter Stuurgroep Mediawijzer.net; Algemeen directeur a.i. Stichting het Nederlands Persmuseum; Voorzitter Europeana Foundation; Bestuurslid Stichting Ondernemersklankbord.

De nevenfuncties van dhr. T. de Smet in 2017 bestonden uit (alle onbezoldigd):
Lid Raad van Advies faculteit Geesteswetenschappen, Vrije Universiteit Amsterdam; Bestuurslid stichting Hilversum Media Campus; Lid van Raad van Toezicht stichting Digitaal Erfgoed Nederland; Voorzitter van de Stuurgroep Netwerk Oorlogsbronnen; Lid dagelijks bestuur Netwerk Digitaal Erfgoed.

Organisatie en medewerkers

Beeld en Geluid kent, naast de directie en staf, drie afdelingen/units: Archief, Museum, en Bedrijfsvoering. Het archiveringsproces van Beeld en Geluid wordt bestuurd door de Unit Archief. De Unit Museum zorgt voor de inhoudelijke kant van de presentatie en programmering onsite, online en offsite. De unit Bedrijfsvoering ondersteunt de units Museum en Archief en zorgt ervoor dat de bedrijfsvoering binnen Beeld en Geluid efficiënt verloopt.

Op 31 december 2017 werkten bij Beeld en Geluid 177 medewerkers (150 fte) van wie 41 medewerkers met een tijdelijk dienstverband. Daarnaast waren 39 stagiair(e)s actief en 64 vrijwilligers (met een gemiddelde inzet van 220 uur per vrijwilliger). 55% van de medewerkers van Beeld en Geluid is vrouw. Het verlooppercentage bedroeg in 2017 8,6%. Het ziekteverzuim lag in 2017 op 4,3%, beduidend lager dan in 2016 (5,7%).

45 collega’s volgden in 2017 een individuele opleiding of coachingstraject. Er zijn door 127 collega's collectieve trainingen gevolgd, te weten: Linked Open data, bloggen, leidinggeven aan projecten, presenteren, Zakelijk Engels en Google Spreadsheets.

Leeftijdsopbouw (medewerkers en vrijwilligers)

Sociale lasten en pensioenen

Onze vrijwilligers tijdens de vrijwilligersdag

Beeld en Geluid heeft het boekjaar afgesloten met een positief exploitatieresultaat van € 749.006 dat wordt toegevoegd aan de bestemmingsreserve. Dit resultaat heeft een aantal redenen:

• De ontwikkeling van het nieuwe museum is langzamer opgestart dan voorzien. Dit heeft geleid tot lagere kosten in 2017 maar deze kosten zullen alsnog gemaakt gaan worden in de periode 2018-2019;
• De ontwikkeling van het nieuwe MAM-systeem (DAAN) verloopt langzamer dan gepland, waardoor bepaalde onderhoudskosten zijn uitgesteld en afschrijvingen niet hebben plaatsgevonden;
• De subsidies voor additionele activiteiten vielen hoger uit dan begroot. Dit komt vooral omdat het aandeel subsidie in de activiteitenlasten hoger is dan in het verleden gebruikelijk;
• In het afgelopen jaar is bewust toegewerkt naar een extra dotatie aan de bestemmingsreserve vanwege te verwachten hogere kosten in de komende jaren op belangrijke dossiers, in het bijzonder de vernieuwing van het museum en wijzigingen van de interne organisatie ten gevolge van de vernieuwing van de dienstverlening.

De bestemmingsreserves worden nader toegelicht onder punt B9 van de toelichting op de balans van het financieel jaarverslag.
De solvabiliteit is per balansdatum 14%. Het is te verwachten dat door het inzetten van de bestemmingsreserves deze in de komende jaren zal dalen. De verstrekker van de enige lening aan Beeld en Geluid (Bank Nederlandse Gemeenten) heeft voldoende zekerheden. Het feit dat Beeld en Geluid geen nieuw vreemd vermogen hoeft aan te trekken, maakt het niet nodig beleid te ontwikkelen om de solvabiliteit te verbeteren.

De liquiditeitspositie is in 2017 verder verbeterd, maar daar staat tegenover dat de kortlopende schulden zijn gestegen. Dit laatste vertaalt zich in een current ratio van 3,12 (gedaald ten opzichte van de 3,46 in 2016). Beeld en Geluid kan op de korte en middellange termijn aan zijn verplichtingen voldoen zonder vreemd vermogen aan te trekken. De liquiditeiten van Beeld en Geluid worden conform het ‘treasury statuut’ op rekeningen geplaatst bij banken met minimaal een AA-rating van één van de erkende ratingbureaus (Standard & Poor, Moody’s of Fitch IBCA) voor geldmarktproducten. De momenteel lage rente op deze rekeningen vormen geen of weinig risico voor het resultaat, omdat reeds in de begroting rekening gehouden wordt met zeer lage rentevergoedingen. Naast deze rekeningen gebruikt het instituut verder geen financiële producten om haar liquiditeiten onder te brengen.

Voor het begrotingsjaar 2018 zullen DAAN en het onderwijsplatform naar verwachting in gebruik worden genomen. De afschrijvingslasten hiervoor worden grotendeels gedekt door vrijval uit de hiervoor bestemde egalisatiereserves. Naast de investeringen voor DAAN en het onderwijsplatform (gezamenlijk € 4 mio) zullen er nog investeringen plaatsvinden in het gebouw, vervangingsinvesteringen in installaties en automatisering. Bovendien moet de verhuizing van de depots uit Rijswijk gaan plaatsvinden. Deze investeringen bedragen gezamenlijk circa € 3 mio en zijn voorzien in de meerjarenramingen. Een deel ervan (circa € 2,5 mio) is reeds betaald (activa in ontwikkeling). De liquiditeit zal daarom in 2018 gelijk blijven of licht toenemen. Naar verwachting zal de liquiditeit in 2019 met meer dan € 10 mio dalen door de investeringen in het nieuwe museum.

Naar verwachting zal het resultaat over het 2018 conform begroting eindigen.

Op 2 mei 2017 zijn het Persmuseum en Beeld en Geluid gefuseerd en als één organisatie verder gegaan onder de naam van de Stichting Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid.

Beeld en Geluid ontvangt sindsdien, als direct gevolg van de fusie, een instellingssubsidie op grond van de culturele basisinfrastructuur (hierna ook: BlS-subsidie) en een subsidie op grond van de Erfgoedwet (hierna ook: beheersubsidie).

Uitvoering activiteitenplan

Bij het opstellen van het activiteitenplan 2017-2020 van het voormalig Persmuseum is geanticipeerd op een (spoedige) fusie met Beeld en Geluid. De programmering in 2017 bleef dan ook vrijwel ongewijzigd ten opzichte van het oorspronkelijke activiteitenplan zoals dat is ingediend bij het ministerie van OCW. Wel is in 2017 afgezien van een gelijktijdige (schaduw)programmering in Amsterdam en Hilversum. In plaats daarvan is in Amsterdam nog een aantal kleinere, onafhankelijke tentoonstellingen geprogrammeerd.

In Beeld en Geluid werd vanaf begin 2017 gestart met de voorbereidingen van een programmering rondom Pers en Journalistiek binnen of annex aan de lopende programmering van Beeld en Geluid. In het najaar 2017 opende Beeld en Geluid uiteindelijk een grote op pers en persvrijheid georiënteerde tijdelijke tentoonstelling "Nieuws of Nonsens". De thematiek van deze tentoonstelling sloot aan bij het thema "Jij bent de Pers" zoals dat oorspronkelijk in het activiteitenplan was voorzien voor 2019. Daarmee is alleen de volgorde van de jaarthema’s voor de tentoonstellingen gewijzigd. Het uitgangspunt dat de thema’s goed aansluiten bij een geleidelijke integratie van missie, organisatie, collectie en omgeving van het voormalig Persmuseum is ongewijzigd gebleven.

De locatie van het voormalig Persmuseum in Amsterdam sloot op 1 juli de deuren. Tot die tijd bleef daar de tentoonstelling ‘100 jaar Persmuseum’ staan, aangevuld met kleine exposities en evenementen. Door het Persmuseum geïnitieerde succesvolle activiteiten van de afgelopen jaren kregen een vervolg in een vorm die past in de context van het Persmuseum in Beeld en Geluid, waaronder de Dag van de Persvrijheid op 3 mei en de samenwerking en ondersteuning van de Junior Inktspotprijs.

Voor Beeld en Geluid bedroeg het eigen inkomsten percentage in 2017 35%. Daarmee voldoet de organisatie aan de algemene minimumnorm (19,5%) om voor de periode 2017-2020 in aanmerking te komen voor subsidie in het kader van de culturele basisinfrastructuur.

Kernactiviteiten op het gebied van beheer

De beheersubsidie besteed aan de directe beheerslasten bedroeg in 2017 € 60.688. Het verschil ad € 42.861, ontstaan als gevolg van tijdelijke organisatorische wijzigingen naar aanleiding van de fusie, is in 2017 ingezet ten behoeve van extra presentatie activiteiten gerelateerd aan de perscollectie. In 2018 zal een nieuwe beheersovereenkomst tussen IISG en Beeld en Geluid worden afgesloten. Bovendien is een nieuwe conservator Nieuws en Actualiteiten aangesteld die zich primair zal bezig houden met de collectievorming, onderzoek en presentatie van de collectie.

Bij de fusie tussen Beeld en Geluid en Persmuseum is de perscollectie en alle afspraken dienaangaande overgegaan naar de nieuwe fusie-organisatie onder de naam van Beeld en Geluid. Dit betreft ook de afspraken tussen het Persmuseum en het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis in Amsterdam (IISG), die de collectie sinds 1988 beheert. Deze situatie wordt in principe voortgezet. Sinds november 2017 is het overleg tussen beide instellingen gestart om te komen tot hernieuwde afspraken en vervolgens een geactualiseerde overeenkomst met betrekking tot het beheer van de perscollectie. De bestaande overeenkomst tussen het Persmuseum en IISG loopt af op 18 augustus 2018. Deze is in juli 2017 opgezegd met inachtneming van een jaar opzegtermijn. Met de Erfgoedinspectie is een inspectiebezoek voorbereid. Dit alles zal bijdragen aan een in 2018 op te stellen meerjarenonderhoudsplan.

Het beleid ten aanzien van collectievorming en collectiebeheer met betrekking tot de perscollectie wordt integraal onderdeel van het collectiebeleid van Beeld en Geluid als instituut voor mediacultuur. Het vormt dan ook onderdeel van het op stapel staande nieuwe collectiebeleidsplan dat begin maart 2018 wordt afgerond. In dat licht heeft onder meer een herijking plaatsgevonden van de collectie-indeling. Meer dan voorheen staat de inhoud in plaats van drager of distributie nu voorop. Dat betekent dat net als de ‘nieuwe’ interactieve, online media-uitingen, ook de perscollectie een plaats heeft in verschillende categorieën van werken die voldoen aan een bepaald inhoudelijk of stilistisch criterium.

In 2017 is er een inventarisatie gemaakt van relaties en belanghebbenden van het Persmuseum met het doel af te stemmen met verwante organisaties die collectioneren en programmeren op het terrein van pers, persgrafiek en journalistiek. Gesproken is o.m. met de KB, Atlas van Stolk, Stichting Pers en Prent (Inktspotprijs) en het bestuur van de Vrienden van het Persmuseum.

Verwervingen en bruiklenen van de perscollectie

In 2016-2017 waren er 450 verwervingen. Er heeft geen bruikleen plaatsgevonden.

Presentaties (on site en online) over pers, persvrijheid en de geschiedenis en rol van journalistiek en media

• Talkshow: Online video is de toekomst van de journalistiek o.l.v. Philippe Remarque, met o.a. Arjen Lubach, Casper Sikkema (VICE), Rachid Finge (YouTube), Jurjen IJsseldijk en Melvin Captein (NOS op 3)
• Grote tentoonstelling "Nieuws of nonsens; #demediamindfuck"
• Randprogrammering bij de tentoonstelling
• Debat o.l.v. Mariëlle Tweebeeke: met Jojanneke van den Berge (EenVandaag), Huub Wijfjes (Universiteit van Amsterdam/Beeld en Geluid), Francisco van Jole (Joop.nl) en Alexander Pleijter (nieuwscheckers.nl).
• Drietal expertlezingen door: Joris Luyendijk, Mark Josten (HUMAN), Ellen de Vries
• Verhalen online:
  • http://verhalen.beeldengeluid.nl/mythemakers-en-nieuwsverduisteraars
  • http://verhalen.beeldengeluid.nl/waarom-nepnieuws-niet-zo-nieuw-is-als-je-zou-denken
  • http://verhalen.beeldengeluid.nl/fakenews-en-nu
• Online kanaal Pers en journalistiek:

Talkshow: Online video is de toekomst van de journalistiek o.l.v. Philippe Remarque, met o.a. Arjen Lubach.

Lesprogramma’s en (online) educatieve diensten over persvrijheid, nieuws en journalistiek

• Bij de tentoonstelling is een workshop ontwikkeld, gericht op bovenbouw voortgezet onderwijs:
  https://www.beeldengeluid.nl/bezoek/met-de-klas/voortgezet-onderwijs-en-mbo/workshop-nieuws-nonsens
• Daarnaast is de bestaande workshop Nieuws voor voortgezet onderwijs geactualiseerd:
  https://www.beeldengeluid.nl/bezoek/met-de-klas/voortgezet-onderwijs-en-mbo/workshop-nieuws
• Ook is de workshop Cartoon Tekenen uit het aanbod van het Persmuseum bij Beeld en Geluid geïntegreerd:
  https://www.beeldengeluid.nl/bezoek/met-de-klas/voortgezet-onderwijs-en-mbo/workshop-cartoontekenen

Aanjagen van het publieke en professionele debat over pers en persvrijheid

De Duits-Turkse komiek Serdar Somuncu spreekt op het Festival van het Vrije Woord

In 2017 heeft Beeld en Geluid verschillende bijeenkomsten een plek geboden:

• 25 januari 2017 - KIM Forum voor reflectie op journalistiek, nieuwjaarsdebat
  http://www.kimforum.nl/nieuwjaarsdebat-op-25-januari-over-branded-content/
• 28 maart 2017 - NVJ Omroepdebat, 'De waarheid bestaat niet"
  http://www.spreekbuis.nl/omroepdebat-de-waarheid-bestaat-niet
• 3 mei 2017 - Dag van de persvrijheid. Festival van het vrije woord. Organisatie in handen van het Persvrijheidscomité bestaande uit de Nederlandse Vereniging van Journalisten (NVJ), NDP Nieuwsmedia, Free Press Unlimited, het Genootschap van Hoofdredacteuren, PEN, World Press Photo, het Persmuseum en Beeld en Geluid.
  https://ww.beeldengeluid.nl/bezoek/agenda/festival-van-het-vrije-woord

Uitreikingen prijzen:

• De junior inktspotprijs voor de beste spotprent 2015/2016 werd op 9 mei 2017 uitgereikt door Pieter Broertjes (burgemeester van Hilversum en toenmalig voorzitter RvT Persmuseum). De prijs voor beste spotprent jaargang 2016/2017 werd uitgereikt begin oktober, kort na de Inktspotprijs

Winnaar van de junior inktspotprijs Bart van Leeuwen met 'kernkop'

Governance Code Cultuur

Het bestuur en toezichthouders van Beeld en Geluid onderschrijven de Governance Code Cultuur en zien er actief op toe dat de organisatie functioneert volgens de principes van de code. De organisatie is transparant over zijn besturingsmodel en bijbehorende verantwoordelijkheden; hierover maken wij melding op onze website en leggen we verantwoording af in het jaarverslag. Kritische reflectie tussen bestuur en toezichthouders bewerkstelligen wij door jaarlijks een (zelf)evaluatie uit te voeren. Hierbij is er onder meer aandacht voor de benodigde deskundigheid, diversiteit in de samenstelling, mate van onafhankelijkheid en omgang met stakeholders, integriteit en effectiviteit van de besteding van publieke middelen. In 2017 toetsten het bestuur en de raad in hoeverre de principes van de Governance Code Cultuur al dan niet worden toegepast. Hieruit kwam een aantal concrete aanbevelingen die verder bijdragen aan goed bestuur en toezichthouderschap.

Code Culturele Diversiteit

In 2017 onderschreven wij voor het eerst actief de Culturele Code Diversiteit. Als landelijk instituut is het belangrijk om een afspiegeling van de samenleving te zijn. Diversiteit is onlosmakelijk verbonden met de verandering van het medialandschap: niet alleen een totaal diverse inhoud maar ook een brede diversiteit aan makers, krijgt door internet en online platforms veel directer en makkelijker toegang tot media. We geloven dat meer diversiteit in onze collectie, in ons personeelsbestand en in onze bezoekers onze relevantie en positie als instituut voor Media cultuur sterker maakt. Wij kozen er bewust voor om ons in de eerste fase primair te richten op het aspect van etniciteit, zoals de code in beginsel ‘voorschrijft’ en ook past bij de nadruk die Beeld en Geluid de komende tijd zal leggen op bereik en doelgroepen in de context van de vernieuwing en de verbreding van het instituut. Zo formuleerden wij langs de 4 P’s van de code enkele concrete actiepunten die wij in 2018 zullen uitvoeren. Onderdeel daarvan is een nulmeting onder het personeel en onze klanten en publiek (op basis daarvan formuleren wij targets), een inventarisatie van cultureel diverse partners en aandacht voor diversiteit in onze programmering en uitingen.

Risicomanagement is essentieel voor het garanderen van onze kerntaken. Beeld en Geluid inventariseert en beperkt de risico’s die de uitvoering van deze kerntaken kunnen belemmeren. Risicomanagement vormt om die reden een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering.

Onderdeel van het risicobeleid is dat er steeds zorgvuldig wordt afgewogen welke risico’s de organisatie loopt, welke beheersmaatregelen daartegenover staan en hoe we grip kunnen houden op de effectiviteit van deze maatregelen.

Beeld en Geluid hanteert bovendien goede afspraken over de financiële gevolgen van risico’s in relatie tot het weerstandsvermogen van het instituut. Het risicomanagement wordt voornamelijk op strategisch niveau gevoerd. Het is van belang dat dit ook meer structureel deel gaat uitmaken van de dagelijkse aansturing van het instituut. Daarom is Beeld en Geluid een traject gestart dat dit zal faciliteren. Beeld en Geluid wordt voor deze implementatie bijgestaan door een extern adviseur.

In de volgende paragrafen zijn de belangrijkste risico's beschreven.

Strategische risico's

De bredere ontwikkelingen binnen de media, waaronder teruglopende reclame-inkomsten, vormen een punt van zorg voor alle publieke media-instellingen. Ook de afgeleide taken die Beeld en Geluid voor de omroepen uitvoert kunnen daar invloed van ondervinden. In de productie en het bereik van de publieke omroep staan de lineaire radio- en televisieuitzendingen nog steeds centraal. Het aandeel uitgesteld en on-demand kijken neemt echter snel toe. De omroepen worden steeds actiever in het aanbieden van online platforms, content en programmering. In tegenstelling tot het lineaire radio- en televisiemateriaal van de NPO, stroomt dit type content niet automatisch (volgens de bestaande infrastructuur en archiefovereenkomst) in in het Beeld en Geluid archief. Dit archief verliest daarmee potentieel aan reikwijdte en zeggingskracht: bij ongewijzigde afspraken zal een steeds groter wordend deel van de NPO-productie niet meer bij het media-archief worden bewaard en van daaruit beschikbaar kunnen worden gesteld voor onderzoek, hergebruik en programmering. Eenzelfde risico betreft ook de media die op regionaal en lokaal niveau worden geproduceerd, alsook de commerciële omroepproducties. Beeld en Geluid zal zich de komende jaren extra inzetten om ook deze media te kunnen borgen voor raadpleging en gebruik door toekomstige generaties.

Beeld en Geluid is voor zijn rol als knooppunt binnen de Nationale Strategie voor Digitaal Erfgoed in steeds grotere mate, direct en indirect, afhankelijk van de cultuurbegroting van het ministerie van OCW. Het subsidiekader voor de periode 2021-2025 wordt op dit moment uitgewerkt en Beeld en Geluid is goed aangesloten bij de voorbereiding.

Naar aanleiding van de realisatie van de fusie met het Persmuseum wordt sinds 2017 een aantal nieuwe taken van Beeld en Geluid uit de Culturele basisinfrastructuur (BIS) en de middelen bestemd voor het beheer van de rijkscollectie gesubsidieerd. Het is het voornemen van het ministerie van OCW deze middelen aan het einde van de subsidieperiode per 2020 structureel aan het budget van Beeld en Geluid onder de Mediabegroting te voegen, waarmee de doorlopende kosten als gevolg van de fusie structureel zullen zijn gedekt.

Voor de uitbreiding van de taken van Beeld en Geluid op het gebied van audiovisuele archivering en duurzame digitale bewaring voor andere sectoren dan de landelijke publieke media, kan een wijziging van de (wettelijke) positie van Beeld en Geluid noodzakelijk of wenselijk zijn. Beeld en Geluid verkent op dit moment de mogelijkheden hiertoe, evenals de eventuele gevolgen voor de fiscale positie en extra administratieve lasten.

De samenstelling van de Raad van Toezicht en in bijzonder het feit dat (conform statuten) sprake is van zogenaamde benoemingsrechten door Minister en de NPO, lijkt op gespannen voet te staan met de ontwikkeling die Beeld en Geluid de afgelopen jaren heeft doorgemaakt en met de huidige opvatting over governance. De Raad van Toezicht van Beeld en Geluid verkent momenteel het gewenste profiel en samenstelling van de toezichthouders en beziet de noodzaak van wijziging van de statuten en reglementen. Dit traject wordt vermoedelijk nog in 2018 afgerond.

Operationele risico’s

De interne beheersing bij Beeld en Geluid is op orde en er zijn voldoende interne controle maatregelen ter voorkoming van ongewenste handelingen. Met ingang van 1 januari 2017 is een nieuw geïntegreerd bedrijfssoftware systeem (AFAS) in gebruik genomen om dit mede te ondersteunen.

De organisatie heeft door het verder opleiden van medewerkers en het aantrekken van nieuwe en/of ontbrekende specialisaties het niveau van haar mensen verder opgevoerd. Het personeelsbestand en de samenstelling daarvan bij het instituut is kwalitatief goed voorbereid op de ontwikkelingen in de komende jaren en grote wijzigingen zijn hierin niet te verwachten.

Beeld en Geluid voert het beheer van het digitale archief zelf uit en loopt daardoor ook zelf de hiermee samenhangende risico's, zoals bijvoorbeeld storingen die van invloed kunnen zijn op het niveau van de dienstverlening. De oplevering van het nieuwe MAM systeem in 2018 zal risico's op het gebied van performance aanzienlijk verminderen.

Net als andere organisaties heeft Beeld en Geluid te maken met toenemende regelgeving en de noodzaak tot strikte naleving hiervan. Vooralsnog heeft dit niet tot bijzondere risico’s geleid maar de toenemende complexiteit heeft geleid tot het instellen en ontwikkelen van een compliance en interne audit functie voor het instituut en het verder professionaliseren van de ondersteuning van het bestuur en van het toezicht. Een voorbeeld is de introductie van de ‘Algemene verordening gegevensbescherming’ (AVG) per 2018. Privacywetgeving heeft betrekking op verschillende dossiers bij Beeld en Geluid. We voeren hiertoe in 2018 een privacy impact assessment uit op basis waarvan een aparte risico-analyse zal worden opgeleverd. Ten slotte zal een interne privacy officer worden aangewezen zoals wij onder de wet verplicht zijn te doen.

Ten slotte berusten de intellectuele eigendomsrechten van het grootste deel van de archiefcollectie van Beeld en Geluid nog steeds bij derden. Dit materiaal mag meestal slechts onder voorwaarden door Beeld en Geluid worden gebruikt of aan anderen ter beschikking worden gesteld. Deze voorwaarden zijn soms vooraf bepaald maar worden ook vaak ad hoc afgesproken. Beeld en Geluid heeft de verplichting deze rechten te respecteren. Mede door de veelheid aan verschillende afspraken en de zorgvuldigheid waarmee Beeld en Geluid de aan hem toevertrouwde collecties beheert, neemt Beeld en Geluid adequate maatregelen om deze belangrijke rechtenbeheerstaak te bewaken.

Financiële risico’s

Na een aantal jaren van almaar dalende rentetarieven lijkt het laagste punt inmiddels te zijn bereikt. Ondanks dat er steeds meer aanwijzingen zijn dat de rente op korte termijn weer wat zou kunnen stijgen, houdt Beeld en Geluid voor 2018 er rekening mee dat de rentevergoeding gelijk blijft. Beeld en Geluid heeft een ruime liquiditeitspositie en heeft daarom last van de huidige lage spaarrentes. Een deel van deze liquiditeit zal in de toekomst aangewend moeten worden voor het aflossen van het vreemde vermogen. Dit betreft een nominale verplichting waarop inflatie geen invloed heeft en derhalve wordt er geen risico gelopen ten aanzien van de toekomstige aflossingsverplichting.

Conform de eisen die het ministerie stelt aan de begroting houdt Beeld en Geluid in haar begroting geen rekening met eventuele stijging van lasten en baten. In de loop van het begrotingsjaar kent het ministerie het accres toe. Hierdoor loopt Beeld en Geluid het risico dat de loonkostenstijging hoger wordt dan het accres zonder dat er al maatregelen ter compensatie in de begroting zijn opgenomen. Het is niet de verwachten dat het hier om grote financiële risico’s zal gaan en dat er in de tweede helft van 2018 nog adequate maatregelen genomen moeten worden om dit risico op te kunnen vangen. Dit risico doet zich overigens ook voor ten aanzien van de materiële kosten.

Het museum van Beeld en Geluid is aan het einde van de technische en inhoudelijke levensduur. Hoewel de waardering van de bezoekers rond een 8 blijft, zien we wel dat er meer scores zijn van 6 en lager. De bezoekersaantallen lagen eind 2017 iets boven het gemiddeld niveau (sinds de opening eind 2006) en daarmee rond het begrote aantal. De opbrengsten in 2017 liggen echter lager dan begroot en daarmee bestaat de verwachting dat in 2018 eenzelfde situatie zich voordoet. Dit komt onder meer omdat het aandeel niet-betalende bezoekers de laatste jaren toeneemt. Dit zijn bezoeken aan bijvoorbeeld de Open Studiodagen en gedeeltelijk ook tijdens de Top 2000. Er zijn adequate maatregelen genomen om een tegenvaller op de museuminkomsten in 2018 op te kunnen vangen. De ontwikkeling van bezoekerscijfers en waardering wordt gemonitord en indien nodig zal extra inzet worden gepleegd om binnen de doelstellingen te blijven. Extra inzet richt zich op het behoud van de bezoekersaantallen van ruim 200.000 per jaar met een gemiddelde waardering van 7,8 en kan binnen de bestaande begroting en bezetting worden gevonden.

Bezoekers van de Open Studiodagen